Si algo sabemos que no le sobra a un taller mecánico es el tiempo. Hablar con proveedores, hacer cotizaciones, asignar trabajos, controlar la calidad de las reparaciones y todavía andar persiguiendo al cliente para que pague. Y la pregunta es cómo usar Excel o un Software de Administración para nuestro taller
Seamos sinceros si queremos que crezca el negocio, gestionar la administración de tu taller en un Excel es posible… hasta cierto punto. Si queremos competir con los grandes talleres necesitamos un Software de Administración ya que la automatización de procesos es un punto clave para ello, debemos ahorrar tiempo en administración y enfocarnos en diagnósticos eficaces y en lo que realmente busca el cliente.
No digo que una buena administración no sea esencial para tu taller, más bien todo lo contrario, es tan importante que debemos buscar nuevas formas de realizarlo de una manera mucho más sencilla, rápida y eficaz. Si tienes dudas sobre las ventajas de un software de administración vs un Excel aquí te resolvemos algunas.
Ventajas de un software de administración vs Excel.
Todo en un solo lugar
Todos en algún momento hemos utilizado Excel sobre todo cuando necesitamos realizar una gestión de clientes, facturación y creación de listas de artículos. Pero su uso se complica dependiendo de qué tan especificas sean tus necesidades, y a medida que tu taller crece sus necesidades también van en aumento, las cuales en ocasiones Excel se puede quedar corto.
Y si bien Excel es una herramienta intuitiva y fácil de usar, no siempre la usamos de forma correcta, pude ser muy poderosa cuando hacemos un correcto llenado de datos y sabemos las formulas a emplear, pero… ¿y si no? Pues a preocuparnos por formulas y datos que capturar y todavía diagnosticar un motor que falla… no gracias.
En cambio, tener toda la información que necesitas de clientes, reparaciones, trabajos y reportes de tu negocio en un software donde puedas visualizarla de forma general definitivamente es un paso que Excel no puede dar. Y no solo hablamos de llevar una administración eficiente hablamos de propiciar mejores flujos de trabajo, de ganar tiempo y por ende obtener más ganancias. Todo proceso debe buscar automatizarse.
La seguridad de estar respaldado
Que ya se dañó el archivo, que mi secretaria renuncio y no tengo idea de donde guardaba la información, que existen 5 documentos y no se cual es o que se perdió el archivo en alguna memoria. Bueno pues esos son problemas reales al usar Excel. Y lo sencillo seria empezar de nuevo, pero y la información valiosa del cliente que ¿la damos por perdida?
Los softwares con tecnología basada en “la nube” vinieron para quedarse y mejorar el espacio de almacenamiento, poder acceder desde diversos dispositivos, pero sobre todo contar con la seguridad que todos los datos que para ti y tu negocio son importantes, estarán siempre disponibles y seguros.
Cambios de última hora…
Nunca falta que se detecta en el último momento un “ruidito al carro” y se tiene que modificar todo el presupuesto anterior, para quien lleve la administración un simple cambio de presupuesto lo lleva a introducir números y cambiar varias fórmulas, lo vuelve complicado en Excel, propiciando al error y la pérdida de tiempo.
Usando un software de gestión de taller al tener todo ya programado las cosas cambian y se vuelven mucho más rápido ya que al contar con funciones específicas sobre administración podrás ahorrar tiempo y dolores de cabeza
Medir el progreso de tu negocio
Los reportes son la información que te ayudará a saber si tu negocio va como motor v8 o si ya suena como bochó descompuesto (con todo respeto al mítico auto) y es que evaluar esta información puede ayudarte a saber en que invertir y como están los números de tu taller, a final de cuentas, por más que amemos los autos y la mecánica, las ganancias son parte de lo que mantiene viva esa pasión.
Los reportes y métricas que te ofrece un software de gestión es de las cosas más valiosas, con la cual un Excel no puede competir. Ver en tiempo real como marcha tu taller ayudara a el futuro de tu negocio.
Posibilidad de varios usuarios dentro de un Software de Administración
Otra característica que hace que Excel no compita directamente con un software de gestión es la posibilidad de que uno o más usuarios ingresen información de manera simultánea ya sea que hagan presupuestos, generen mensajes con el cliente, o incluso analicen reportes mientras otro usuario hace alguna otra tarea esa ventaja ayuda a la productividad del equipo y del negocio.
Y todavía más, un software de gestión y administración te puede ayudar en tus estrategias de marketing y comunicación con tus clientes teniendo así la oportunidad de crecimiento que ni siquiera pensabas llegar a tener.
Pero bueno si fuera tan fácil todo lo anterior todos tendríamos un software así.
Algunos puntos en contra que podrías encontrarte en el camino podrían ser que pienses en los costos, la capacitación de tu personal en nuevas tecnologías de software y que estos nuevos procesos se implementen correctamente. Pero créeme una vez que rompes esas barreras y lo piensas como inversión, no va a ver taller que te compita.
Es importante evaluar tus necesidades y sobre todo tu visión de crecimiento que tienes para tu taller, no es malo comenzar con Excel como herramienta, de hecho, es una gran opción, pero colocarse metas cada vez más grandes y dar saltos atrevidos a nuevas tecnologías o hacer las cosas de manera diferente es la delgada línea que divide el camino al éxito.
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