Administrar un taller mecánico automotriz correctamente, es indispensable para su buen funcionamiento y así evitar que los procesos se vuelvan un caos. Afortunadamente con las nuevas tecnologías resulta más sencillo llevar esta administración. A continuación te doy algunas estrategias que puedas implementar.
Puestos esenciales para administrar un taller mecánico
Para que tu taller puede trabajar con mayor eficiencia, es esencial que tengas bien definido las áreas de trabajo y los puestos. Si cada persona sabe que tiene que hacer y en qué área debe de estar, los labores serán más fluidos. Si aún no cuentas con todo el personal necesario para poder cubrir cada puesto, puedes asignar más de un rol a una persona.
Sin embargo, recuerda que al estar iniciando, es indispensable que todo el equipo se haga responsable de sus tareas, y busquen la mejora continua de cada una de sus actividades. También ten en mente, que el aprender un nuevo rol, implica una curva de aprendizaje de dichas actividades. Tu deber como líder de la organización, es fomentar y ayudar a desarrollar esas habilidades y actitudes que deseas en cada puesto, siempre retroalimentando su desempeño y el como quieres que se realicen las actividades, para llegar a los resultados deseados.
Gerente General
Esta persona se encarga de gestionar los recursos de tu centro de servicio automotriz: Recursos Humanos, Materiales, Tiempo, Clientes y Procesos. Siempre teniendo una vista macro de organización. Esta persona tiene que enfocarse en
- Administrar, supervisar y apoyar al recurso humano a su cargo, así como los materiales/refacciones dentro del centro automotriz para tener en tiempo y forma los trabajos de los clientes.
- El gerente de servicio se encarga de asegurarse que los técnicos realicen su trabajo de forma proactiva y eficiente.
- Supervisa que se respete lo acordado en el reglamento y las políticas del taller, con una actitud proactiva.
- Diseña estrategias que los técnicos requieren para trabajar todos orientados hacia metas ambiciosas, con el fin de alcanzar los resultados esperados.
- Administra y en su caso adquiere las refacciones necesarias para la reparación, asegurándose que todo se encuentre en orden y existan los recursos necesarios para culminar con el trabajo.
- Trato con el cliente. Ser la cara de la empresa cuando los clientes lleguen a tu centro automotriz y soliciten algún servicio. Así mismo durante la entrega del servicio automotriz, tendra que generar un vínculo con el cliente, para mandar y explicar las cotizaciones y ordenes de servicio, con el fin de concretar la venta.
- Esta persona tendrá que tener una visión global de todo lo que sucende dentro del negocio y poder tomar desiciones que ayuden a la organización.
Si estas iniciando, tu tendrás que tomar este rol o en caso de que tengas un gerente, esta persona sera tu brazo derecho para ayudar a controlar y navegar el rumbo de tu organización.
Encargada Administrativa / Secretaría Administrativa
La tarea de esta persona es ser la mano derecha de tu gerente general, pues su mayor responsabilidad son los números y administración contable de los recursos. Esta persona estará encargada de:
- Controlar y organizar la administración díaria de recursos materiales y monetarios internos, para asegurar el correcto funcionamiento de la organización, distribuyendo los recursos de una manera eficiente y siempre enfocados a reducir costos y eficientar los recursos que se tienen.
- Así mismo apoyar en la correcta ejecución de las tareas del director y/o el generente general siendo su brazo derecho, apoyando en la organización, y control diario de actividades diarias, para supervisar que las actividades puedan fluir en tiempo y forma, utilizando las herramientas tecnológicas como Karbook y la tabla de trabajos para control de trabajo.
- Así mismo, esta persona estará encargada de controlar las cuentas por cobrar y por pagar. De la caja chica y cobros cuando una unidad se entregue.
- También este puesto deberá de ayudar en la atracción de próximos servicios y cuando se requiera permisos administrativos para el funcionamiento del negocio.
- Cuando el gerente de servicio este ocupado, esta persona también fungira como la cara de la empresa y deberá de crear un vínculo con el cliente, para mandar las cotizaciones, ordenes y pagos al cliente cuando se requiera.
Asesor de Servicio
Si tu negocio esta en crecimiento, y tienen más trabajos de los que tu gerente y encargada administrativa puedan controlar, te sugerímos crear este puesto “Asesor de Servicio”, que sera la persona que ayude en:
- Recepción y entrega de vehículos
- Asegurar la correcta ejecución de las operaciones diarias en la empresa, siendo el brazo derecho del Gerente General y la Encargada Administrativa.
- La actividad principal es asegurar que todos los vehículos se encuentren 100% actualizados en sus procesos, en cuanto a refacciones necesarias, pasos siguientes, actualizar su información en tu plataforma de gestión Karbook
- Actualizar el estatus de servicio con el cliente.
- Asegurse de que los técnicos tengan todos los recursos materiales para realizar la reparación.
- Su misión es ayudar al gerente genral en asegurar que los procesos puedan seguir fluyendo y ninguna unidad se queda parada por falta de seguimiento.
RECOMENDACION: En caso de que aún no tenegas necesidad de llenar este puesto, una recomendación es tener a algún prácticante administrativo o ayudante de mécanica que te ayude con las labores repetitivas del taller en cuanto a:
- Creación de recepciones e inspecciones de las unidades a reparar
- Creación de cotizaciones
- Apoyo a la encargada administrativa y al generente general en caso de que lo necesiten
Jefe de taller
Un Jefe de taller, es el técnico o persona más experimentada en el área de reparación automotriz, que se encargará o ayudara en la asignación de los trabajos a los técnicos y supervisar que los trabajos sean logrados con éxito. Este persona deberá
- Tener una excelente comunicación con el gerente y la encargada administrativa para informar el estatus de las reparaciones, requerir material y ayudar en la organización y priorización del trabajo a realizar.
- Así mismo ayudará en la inspección y control de calidad de las reparaciones de acuerdo a las necesidades de el cliente.
Técnico automotriz
El o los técnicos automotrices, se encargaán de realizar el diagnostico inicial para detectar las fallas o problemas del vehículo. De la misma manera, serán los encargados en la reparación o mantenimiento del automóvil del cliente. Es indispensable que todos los técnicos de la organización tengan una comunicación activa con el área de oficina, ya que la buena ejecución del trabajo no solo depende de la reparación, sino del control de la reparación y por su puesto la comunicación con el cliente.
Recuerda que una organización es como una máquina, donde todos los engranes deben de funcionar correctamente para que la máquina funcione. De lo contrarío, si alguno de los engranes falla, la máquina no funcionara o lo hará de manera precaría.
Ahora que ya sabes los cuales cargos importantes, lo siguientes son las actividades que te ayudaran a tener un excelente control.
Actividades de mayor importancia para administrar un taller mecánico
a) Establece metas
Las metas ayudan a ver que tan productivo es tu equipo de trabajo y como está funcionando tu negocio. Recuerda que todas las metas tienen que ser medibles (debes obtener números que te indiquen el éxito o fracaso de tu negocio), ya que esto nos facilita ver los resultados y poder planear estrategias para poder mejorar.
Ejemplos de metas medibles:
1. Ingresos. ¿Cuanto capital está ingresando a tu taller mecánico? Esto lo puedes medir ya sea semanal, mensual y por trabajos completados.
2. Egresos. ¿Cuánto dinero se están gastando en tu centro de servicio automotriz? Toma en cuenta todos los gastos, incluyendo gastos hormiga y fijos, como la luz, el agua, la renta, la nómina, etc.
Nota: Si la cantidad de egresos es mayor a los ingresos, entonces sabrás que estás perdiendo capital y si llevas un control exacto de tus egresos e ingresos, sabrás exactamente en donde estás perdiendo.
3. Trabajos. Anota el tipo de trabajos que llegan a tu taller (por ejemplo en tu taller se hacen más afinaciones) así será más fácil saber cuales son los trabajos más solicitados. Si tienes claro cuáles son, podrás hacer una mejor inversión en cuestiones de herramienta y equipo.
4. Retención. Contabiliza cuantos trabajos al mes son por clientes que regresan a tu negocio y cuántos son clientes nuevos.
5. Productividad. Para poder ver el rendimiento de tus técnicos, puedes asignarles trabajos y tareas que debe de cumplir en cierto tiempo, así podrás evaluar a cada técnico.
Próximamente subiremos una tabla con ejemplos de metas que puedes usar en tu taller.
b) Prioriza actividades
Haz una lista de las tareas más importantes, hasta la menos importante. Por ejemplo en tu lista de prioridades podría estar, entregar en tiempo y forma los vehículos de tus clientes o siempre dar una atención personalizada a tus clientes. Los beneficios de hacer esta lista es poder planificar las actividades de mejor manera.
c) Administración en digital
Utiliza un software administrativo para facilitar tus tares. La gran ventaja de nuestra época es que podemos trabajar con la tecnología para hacer nuestro trabajo más fácil y rápido. Karbook es un software que te ayuda a organizar, administrar y tener comunicación con tu cliente. Con nuestra plataforma olvídate de hacer tareas repetitivas. Puedes mandar cotizaciones, ordenes de trabajo, y recibos a tu cliente vía WhatsApp, correo o por texto. También puedes ver cuales son tus ingresos, tus trabajos completados y cuales son tus trabajos más solicitados. Karbook es una plataforma completa que te ayuda a administrar tu taller de manera eficaz y sencilla.
d) Capacitación
Es muy importante que periódicamente puedas capacitar a tus empleados ya sea técnicos y personal administrativo, para que puedan realizar su trabajo de la mejor manera y tus clientes están contentos con el servicio que les ofreces.
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Administrar un taller mecánico o centro de servicio, no tiene que ser complicado y desorganizado, menos ahora que existe la tecnología, que hace que las tareas administrativas y operativas sean más sencillas. Es importante que que te apoyes de tu equipo de trabajo para poder lograr tus metas y tener un taller bien organizado y con una excelente administración.